Aufruf: Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb



Akteur:innen

Henrik Elburn, Julia Hartnik, Aude Poilroux, Soenke Zehle


Projektart

Organisation / Prozess, Veranstaltung / Workshop


Projektjahre

2023

2023 veranstaltet die K8 Institut für strategische Ästhetik gGmbH ein internationales Jazzfestival. Das Jazzfestival wird vom 7. bis 9. Juli 2023 als Open-Air-Veranstaltung mit sechs Konzerten (zwei Konzerte pro Abend) im deutsch französischen Garten (im Bereich der Konzertmuschel) in Saarbrücken stattfinden. Die eingeladenen Jazzbands aus Europa und den USA haben Weltniveau.


Für die Bereitstellung der gesamten technischen Ausstattung des Festivals (Bühnentechnik, Tontechnik, Lichttechnik, Backline, Besucher:innenplätze, Backstage-Bereich, Absperrung des Konzertbereichs), für die Veranstaltungsplanung, für die Erstellung eines Sicherheitskonzepts sowie die mit den vorhergehenden Leistungen verbundenen Beauftragung und Koordination entsprechender Unterauftragnehmer suchen wir einen verlässlichen Partner.


Hiermit rufen wir zur Bewerbung für ein Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb auf. Wir bitten hierfür um Zusendung eines Leistungsportfolios im Bereich Veranstaltungstechnik und den damit verbundenen Dienstleistungen. Das Portfolio sollte eine Auflistung der innerhalb der letzten sieben Jahren betreuten Konzertveranstaltungen mit hochkarätigen Jazzbands sowie der in diesem Zeitraum betreuten großen Open-Air Konzertveranstaltungen, inklusive einer Beschreibung der im Zusammenhang der jeweiligen Konzertveranstaltungen übernommenen Leistungen, enthalten.

Die Zusendung dieser Informationen erfolgt auf Deutsch per E-Mail an jazzfestival@k8.design.

Die Bewerbungsfrist endet am 25.01.2023 um 12:00 Uhr.


Die Einladung zur Abgabe eines Angebots erfolgt im zweiten Schritt nach einer Vorauswahl der Anbieter nach Maßgabe der festgelegten und nachfolgend näher beschriebenen Wertungskriterien. Die vergleichende Wertung erfolgt mittels einer Punktbewertung.


Dabei wird bewertet,


1. inwiefern der Dienstleister anhand seines Leistungsportfolios in allen Bereichen der geforderten Dienstleistungen Kompetenzen vorweisen kann.


2. wie viele vergleichbare Referenzen im Bereich Konzertveranstaltungen mit hochkarätigen Jazzbands nachgewiesen werden können. Konzertveranstaltungen mit hochkarätigen Jazzbands werden definiert als Veranstaltungen, an denen in der Öffentlichkeit bekannte Formierungen der deutschen und/oder internationalen Jazz-Szene vor einem Publikum von mindestens 400 Personen aufgetreten sind.


3. wie viele vergleichbare Referenzen im Bereich großer Open-Air-Konzertveranstaltungen nachgewiesen werden können. Große Open-Air-Konzertveranstaltungen werden definiert als Veranstaltungen, an denen mindestens eine Musikband vor mindestens 400 Personen im Freien aufgetreten ist.


Nach Prüfung der eingegangenen Bewerbungen wird den ausgewählten Anbietern spätestens am 26.01.2023 bis 23:59 Uhr eine Leistungsbeschreibung zugesendet, auf deren Basis die Anbieter gebeten werden, bis zum 03.02.2023, 23:59 Uhr, ein Angebot zu erstellen. Dieses Angebot ist auf Deutsch per E-Mail an jazzfestival@k8.design zu senden.


Über den Angebotsinhalt soll im dritten Schritt verhandelt werden, wobei wir uns vorbehalten, den Zuschlag, auch ohne zuvor verhandelt zu haben, an den Bietenden mit dem Angebot, das gemäß den Bewertungskriterien am besten bewertet wurde, zu vergeben.


Die Zahlungsmodalitäten sind Bestandteil der Verhandlungen.

 

Abbildungen